プライバシーポリシー

最終更新日: 2026年7月10日

Koe2Mailは、話した言葉をGmail内で完成したメールに変換するサービスです。本ポリシーは、GDPRおよび日本の個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」）が求める技術的な詳細に裏付けられた平易な言葉で、当社が何を収集し、なぜ収集し、どこへ送られ、どのようにお客様が管理を維持できるかを説明します。本ポリシーは、Koe2MailのChrome拡張機能、koe2mail.comのウェブプラットフォーム、およびそれらを支えるバックエンドサービスに適用されます。

1. 要約

当社は、ポーランドの一人事業（個人事業主）です。広告事業、データブローカーとの関係、お客様のデータの販売は一切行いません。
お客様の音声は、ブラウザに内蔵された音声認識機能によって文字起こしされます。当社は生の音声データを一切受信・保存しません。
返信を作成するために、拡張機能はGmailで開いているメールスレッドのテキストを読み取り、文字起こしされた指示とともに第三者のAIプロバイダーに送信して生成を行い、下書きが返された時点でその内容を破棄します。当社はメール本文や口述テキストの写しを保持しません。
各生成に関する運用記録（基本的な技術的計測値と評価）を保存しますが、テキスト自体は保存せず、必要な期間のみ保持します。
ウェブサイトの分析は、Cookieバナーで同意された後にのみ実行されます。
アカウントに紐付いたすべてのデータは、ダッシュボードからいつでもエクスポートまたは削除できます。

2. お客様のデータの責任者

2.1 個人情報取扱事業者（管理者）

Koe2Mailは、以下により運営されています。

Piotr Kucharski（屋号「Piotr Kucharski Bioinformatyka」、ポーランドの個人事業／jednoosobowa działalność gospodarcza）
ul. Meksykańska 3 lok. 14, 03-948 ワルシャワ, ポーランド
NIP（ポーランド納税者番号）: 1133118497 | REGON（統計番号）: 527213825

本ポリシーが対象とするすべての事項について、Piotr KucharskiがGDPR第4条(7)に定める唯一の管理者（Controller）であり、個人情報保護法上の「個人情報取扱事業者」に該当します。本サービスの運営に関与する他の事業者は、過去・現在を問いません。

2.2 連絡先

プライバシーに関するすべての事項（本ポリシーに関するご質問、権利行使、懸念事項の通報など）は、admin@koe2mail.comまでご連絡ください。少人数の体制ですが、すべてのメッセージが対応可能な担当者に届きます。

アカウントデータ（プロファイル、設定、請求、生成メタデータ）については、当社は管理者（Controller）／個人情報取扱事業者として行為します。単一の生成のためにお客様が送信するメールスレッドの一時的な内容と音声指示については、当社はお客様の代理として処理者（Processor）として行為します — 口述と送信内容はお客様が決定し、当社は当該内容をAIモデルへ運び、返送するために存在します。

3. 収集する情報とその理由

当社は、各機能が動作するために必要な情報のみを収集します。ここに記載された情報のいかなるものも広告目的で使用されず、販売もされません。

3.1 音声入力

口述時、拡張機能はブラウザに内蔵された音声認識機能を使用します。ブラウザによっては、音声はローカルで文字起こしされるか、ブラウザ自身の音声認識サービスへ送信されます — これはお客様のブラウザとそのベンダーの間のみで行われます。当社のサーバーは生の音声を一切受信・確認・保存しません。結果として得られる文字起こしのみが使用され、それはお客様が起動した単一の生成のためにのみ使用されます。

3.2 作業中のGmailスレッド

文脈に沿った返信を作成するため、拡張機能はアクティブなGmailタブで開いているメールスレッドの件名、送信者、および表示されている本文を、ページから直接（mail.google.comでのみ動作するコンテンツスクリプトを介して）読み取ります。当社はメールボックスを一括で読み取るための別途のGmail APIスコープを使用していません — 拡張機能は、画面上でお客様に既に見えているとおりのスレッドのみを見ます。このテキストは当社のバックエンドに送信され、お客様が要求した単一の生成のためにAIモデルに転送され、その後破棄されます — 当社はスレッド内容を永続化しません。

3.3 アカウント情報

サインインには、Google Sign-Inによる第三者のIDプロバイダーを使用します（本人確認のみ — サインイン時にGmailデータへのアクセススコープは要求されません）。認証、プランのクォータ執行、および複数デバイスでのサービス利用のため、Googleユーザー ID、メールアドレス、表示名、プロフィール画像URLを受信して保存します。

3.4 環境設定とカスタム指示

言語、トーン、自動生成のトグルなどの設定、およびAIがどのように下書きを作成すべきかを指示するために書く任意の「カスタム指示」（500文字まで）は、当社のデータベース上でアカウントに紐付けて保存され、すべての生成プロンプトに含まれます。カスタム指示にお名前、役職、会社名を記入した場合、それらは保存された設定の一部となります — この欄は署名ブロックと同じように扱ってください。

3.5 生成記録（メタデータのみ）

メールを生成するたびに、当社は仮名化されたユーザー IDに紐付けて、その生成に関する技術的な記録（タイミング、長さの指標、評価などの基本的な運用計測値）を書き込みます。入力テキスト、メールのコンテキスト、生成されたメール自体は、この記録に意図的に保存しません — 計測値のみを保存します。これらの記録は、サービスの信頼性維持、品質向上、コスト計算のために存在し、お客様が書いた内容を読むためのものではありません。

3.6 フィードバックと評価プログラム

生成に評価（いいね／わるいね）を付けた場合、その評価と評価を行った累計回数を保存します。評価は、随時変更可能なプログラムに基づいてボーナス生成クレジットを付与する場合があります。これは完全に任意であり、お客様自身のクォータ残高にのみ影響します。

3.7 請求と購入

サブスクリプションの状態、プランティア、および「ジェネレーションパック」の単発購入は、お客様のアカウントに紐付けて記録します。購入したパッケージ、付与されたクレジット、金額、状態を保存しますが、カード番号やCVCは決して保存しません — それらは当社の決済処理事業者のみが取り扱います。購入処理に失敗した場合、そのイベントは手動レビューのために記録され、短期間経過後に自動的に破棄されます。

3.8 ウェブサイトの利用状況

分析Cookieに同意された場合、当社はプロダクト分析プロバイダーを使用してどのページやボタンが使われているかを確認し、壊れている箇所を修正し、重要な事項を優先します。イベントは仮名化されたユーザー IDに紐付けられ、氏名やメールアドレスには紐付けられません — これは仮名化された個人データであり、匿名データではないため、それに応じて取り扱います（セクション5参照）。お客様が入力または生成する内容は追跡しません — 何らかのアクションが発生したことのみを記録します。

3.9 広告のアトリビューション（オプトインのみ）

マーケティングCookieに同意された場合、どの広告キャンペーンがサイトに人を誘導しているかを理解するため、最小限の広告アトリビューションサービスを使用し、限られた期間有効なファーストパーティCookieを少数設定して、お客様がどのように到達したかを記憶します。これらはJSから読み取り可能であり、当社のバックエンドへは自動的に共有されません — その値は特定のリクエスト（例：サインアップ時）内でのみAPIへ送信され、静かに送られることはありません。マーケティング同意を拒否された場合、これらは一切実行されません。

3.10 お問い合わせフォーム

ウェブサイトのお問い合わせフォームを通じてご連絡いただいた場合、返信のため氏名、メールアドレス、メッセージを保存します。IPアドレスも取得しますが、保存前に直ちに匿名化され、具体的な端末の特定はできません — 基本的な不正利用防止のために保持します。

3.11 デバイスのローカルストレージ

言語およびテーマの設定、およびCookie同意の選択は、お客様自身のデバイス上のブラウザに保存されます。お客様が明示的にアカウントに設定を同期しない限り、当社のサーバーはこれらを一切見ることはありません。

4. データの流れ：AI処理

4.1 当社のAIプロバイダー

各生成は、ローカルにホストされたモデルではなく、業務用APIによる第三者AIプロバイダーで処理されます。品質、信頼性、コストを向上させるため、随時AIプロバイダーを評価または変更する場合があります。お客様のデータの処理に重大な影響を与える形でプロバイダーを変更する場合、本セクションを更新し、必要な場合には通知します。

4.2 送信されるものと、その扱い

当社は、下書きを生成するため、文字起こしされた指示および該当する場合は表示されているメールスレッドのテキストをAIプロバイダーに送信します。プロバイダーはこれをコンシューマー製品のデータとしてではなく、API顧客のリクエストとして処理します — 適用されるAPI規約の下、このコンテンツはプロバイダーの基盤モデルの学習に使用されません。下書きがお客様にストリームで返された後、当社は送信されたものの写しを一切保持せず、セクション3.5に記載のメタデータのみが残ります。

4.3 プロンプトおよびモデルの自動選択

当社は内部最適化メカニズムを使用して、個々のプロファイルではなく全ユーザーにわたる集計された満足度データに基づき、所与の生成に使用するプロンプトテンプレートとモデルバリアントを自動的に選択します。お客様は常に結果を確認し、再生成、編集、破棄することができます。お客様の確認なしに送信されるものはありません。これは、お客様が使用前に完全に制御する下書きを形成するに留まるため、GDPR第22条に定める法的またはこれに準ずる重大な影響を及ぼす自動化された意思決定には該当しません。

4.4 Gmail周辺データに関する当社のコミットメント

現在のGmail統合は別途のGmail APIグラントを介するのではなくページから開いているスレッドを読み取るものですが、当社はGoogleが機微なGmailスコープを持つアプリに求めるのと同じ制約に自らを従わせます：これらのデータは、お客様が目にし、要求した機能（下書き作成、返信、要約）のためのみに使用します；広告のために決して使用せず、行動プロファイルや信用度プロファイルの構築のためにも使用しません；下書きの生成に必要な範囲（すなわちAIプロバイダー）を超えて第三者に転送しません；また、Koe2Mailの従業員や請負業者はお客様のメール内容を読むことはなく、お客様の具体的かつ積極的な要請（例：サポートチケット）、セキュリティ調査、または法令で要求される場合を除きます。

5. 処理の法的根拠（GDPR第6条 / 個人情報保護法第17条）

対象	根拠	理由
音声入力、Gmailスレッド読み取り、AIプロバイダーへの指示送信	同意（第6条(1)(a)） / 個人情報保護法第17条の本人同意	お客様が各生成を能動的に起動し、マイクアクセスおよびサインインフローの両方が明示的な行為を必要とします。
アカウント、設定、カスタム指示、請求	契約の履行（第6条(1)(b)）	お客様がお申し込みになったサービスは、これらなしには運営できません。
生成メタデータ、分析（同意後）、詐欺・不正利用防止、お問い合わせフォームのIP処理	正当な利益（第6条(1)(f)）	最小限の仮名化または匿名化された収集と均衡を保ちながら、サービスの信頼性、安全性、改善可能性を維持するため。
請求書および支払記録	法的義務（第6条(1)(c)）	ポーランドの税法により保存が義務付けられています。

6. データに接触するその他の主体

当社は、サービス運営のために厳選された少数の第三者処理者（プロセッサー）に依拠します — 機能に真に必要な範囲を超えて追加することはありません。これらの処理者は、次の限定されたカテゴリに属します：ホスティングおよびデータベースインフラ、認証、AI生成、決済処理、トランザクションメール、プロダクト分析（同意後のみ）、広告アトリビューション（同意後のみ）。

これらの処理者の一部は欧州経済領域（EEA）外に所在するか、グローバルに分散されたインフラ上で運営されています。それぞれの場合において、当社はGDPR第V章で認められた適切な移転保護措置（欧州委員会の標準契約条項、または該当する場合はEU-USデータプライバシーフレームワーク等）に依拠します。

日本のユーザーの個人データについては、個人情報保護法第28条に基づく越境移転の同意等、必要な手続を実施します。現在使用している具体的な処理者の最新リスト、取り扱うデータのカテゴリ、および適用される移転保護措置については、admin@koe2mail.comまで請求いただけば提供します。本ポリシーを更新することなく、新たなカテゴリの処理者を追加することはありません。

7. 保存期間

当社は、サービスの運営、法的義務の遵守、および正当な利益の擁護に必要な期間のみ、個人データを保存します。実務上、これは次を意味します。

生の音声：保存されません — お客様のブラウザ内でのみ処理されます。
生成のために送信されたメールスレッドテキストおよび文字起こし指示：永続化されません — 下書きが返された時点で破棄されます。
生成メタデータ、購入記録、その他運用記録：目的に応じた限られた期間のみ保持され、その後自動的に削除されます。
購入失敗レビューキュー：手動レビューのため短期間保持され、その後自動的に削除されます。
フィードバック評価およびボーナス残高：アカウントの存続期間中保持され、アカウント削除時に削除されます。
ウェブサイト分析イベント：当社の分析プロバイダーにより限られた期間保持されます。
アカウントプロファイル、設定、カスタム指示：アカウントの存続期間中保持され、アカウント削除時に削除されます。
お問い合わせフォームの送信：問い合わせおよびそのフォローアップの処理に必要な期間のみ保持されます。
税務請求書：ポーランドの税法により要求される法定保存期間（現在、該当税年度末から最長5年、根拠取引が要求する場合は延長）保持します。これらは主要アプリデータベースの外部で保管され、一般的なアクセスからブロックされます。

自動削除される運用記録の保存期間は、手動プロセスではなく、当社データベースのネイティブTTLメカニズムにより執行されます。

8. セキュリティ

8.1 通信および保存時

サービスとの間のすべての通信はTLS上で行われます。データおよびバックアップは、当社のホスティングプロバイダーによって保存時に暗号化されます。

8.2 アクセス制御

認証は当社のIDプロバイダーが提供するトークンベースのセッションを使用します。本番アクセスは運営者に限定されており、お客様が行った要請に対応するために必要な範囲を超えて、お客様のデータへ常時アクセス権を持つサポートスタッフはいません。

8.3 何らかの問題が発生した場合

お客様の個人データに影響する情報漏えいが発生した場合、当社は、実行可能な場合、ポーランドの監督機関（UODO）に72時間以内に通知し、漏えいがお客様の権利および自由に高いリスクをもたらす場合、影響を受けたユーザーに対して不当な遅延なく通知します。日本のユーザーに関する漏えいの場合、個人情報保護委員会（PPC）への通知および本人への通知等、個人情報保護法第26条に基づく義務を果たします。

9. お客様の権利

9.1 アクセスおよびデータポータビリティ（第15条、第20条 / 個人情報保護法第33条）

ダッシュボードの「マイデータをエクスポート」ボタンから、アカウントメタデータ、設定、カスタム指示、生成履歴メタデータ、フィードバック統計、購入記録を含む機械可読ファイルを取得できます。サブスクリプション／請求書履歴はこの自動エクスポートに含まれません（決済処理事業者に保管されています） — admin@koe2mail.comまでご連絡いただければ30日以内に追加します。

9.2 消去（第17条 / 個人情報保護法第35条）

ダッシュボードの「アカウント削除」ボタンにより、プロファイルおよび使用履歴、生成および購入記録、お問い合わせフォームの送信、認証アカウントを即座に削除し、有効なサブスクリプションを解約します。同じ30日以内に、キャンペーン通知記録の削除、決済処理事業者が保持する顧客記録の削除または匿名化（請求書は税法に基づき保持されます — セクション7参照）、および分析上のIDの削除も行います。Gmailのメッセージ自体はお客様のGoogleアカウントに存在し当社のものではありません — Koe2Mailの削除ではそれらは変更されません。

9.3 訂正（第16条 / 個人情報保護法第34条）

表示名および設定は、拡張機能のポップアップまたはウェブダッシュボードで直接更新できます。

9.4 制限および異議申立（第18条、第21条 / 個人情報保護法第35条の利用停止）

自動生成または特定の機能を設定でオフにするか、フッターのCookie設定リンクからいつでも分析／マーケティングの同意を撤回できます。当社の正当な利益（セクション5）に基づく処理に異議を申し立てることができます。当社は、お客様の利益に優先する強力な根拠がない限り、処理を停止します。

9.5 Googleアクセスの取り消し

サインインアクセスはhttps://myaccount.google.com/permissionsでいつでも取り消せます。これは今後のサインインを停止しますが、有料サブスクリプションの解約は行いません — ダッシュボードから別途解約してください。

9.6 苦情申立

日本のユーザーは、日本の個人情報保護委員会（PPC）に苦情を申し立てることができます。
個人情報保護委員会
〒100-0013 東京都千代田区霞が関3-2-1 霞が関コモンゲート西館32階
https://www.ppc.go.jp/

EU居住者は、ポーランドのデータ保護監督機関に苦情を申し立てることができます。
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO)
ul. Stawki 2, 00-193 ワルシャワ, ポーランド
https://uodo.gov.pl

9.7 カリフォルニア州住民（CCPA/CPRA）

当社は個人情報を販売しておらず、コンテキスト横断的な行動広告のために共有もしません。上記と同じエクスポート／削除ツールを使用するか、当社にメールで、個人情報のカテゴリ（識別子、商業／購入履歴、インターネット活動、ご利用機能のためだけに厳密に処理されるGmailコンテンツ）を知るまたは削除するよう請求できます。これらの権利を行使したことを理由に、お客様を差別することはありません。

9.8 対応期間

GDPRが要求するとおり、権利請求に対しては30日以内に対応することを目指します。認証済みダッシュボード外での請求については、まずご本人確認をお願いする場合があります。

必須（常時有効、同意不要）：サインインセッション、およびCookie同意の選択自体をブラウザに保存します。

分析（オプトイン後のみ）：セクション3.8に記載のウェブサイト利用状況のため、プロダクト分析プロバイダーが設定するCookieおよびローカルストレージエントリ。

マーケティング／アトリビューション（オプトイン後のみ）：セクション3.9に記載の広告アトリビューションサービスおよびファーストパーティアトリビューションCookie。

サイトフッターの「Cookie設定」リンクからいつでも選択を変更できます。Chrome拡張機能は、設定のためデバイスのローカルストレージを別途使用します — これは拡張機能の権限により管理され、追跡Cookieではありません。

11. 未成年者

Koe2Mailは、業務用の生産性ツールであり、16歳未満の児童を対象としていません。当社は、その年齢未満の方からデータを故意に収集することはありません。もし収集したことが判明した場合、速やかにアカウントおよび関連データを削除します。

12. 本ポリシーの変更

変更があれば「最終更新日」を更新します。当社が収集する内容または使用方法を実質的に拡大する変更（新たなAIプロバイダー、新たなサブプロセッサー、より長い保存期間）については、施行前にメールまたはアプリ内通知でお知らせし、同意ベースの処理に関わる変更の場合は再同意を求めます。

13. 連絡先

本ポリシーに関するご質問、ご請求、苦情：admin@koe2mail.com。すべてのメッセージを自ら拝読します。